何に関してもコストカットの傾向が高まっている昨今。特に仕事をするうえで欠かせないのが“移動費”だが、大体の企業は電車やバスなどの公共交通機関を使うことを推奨し、タクシー利用には厳格なルールを設けていることが多く、いざタクシー利用費を経費で精算しようとすると、少し手間取ってしまうことも。その手間に目を付けたのが、タクシーアプリ「GO」の法人版サービス「GO BUSINESS」だ。
「GO BUSINESS」は、従来の「GO」のサービスをビジネス用途に特化させたもの。利用状況の可視化、請求書払いによる経費精算の効率化などを行うもので、2024年2月現在で登録企業数は8000社を超えるという。
今回、「GO BUSINESS」では、「タクシー経費」の支払いの実態に迫った。そこでわかったのが、「タクシー経費を3人に1人が自腹で払った経験がある」「最大10万円以上を自腹で出した人もいる」という驚愕の事実だった。
一体、なぜこのようなことが起きてしまっているのだろうか？今回は、GO株式会社 アプリ事業本部の森川洸さんに話を聞いた。
業務上のタクシー利用費の“自腹精算”が起きてしまう理由とは？
最初に、「GO BUSINESS」が調査した結果を解説したい。
まず、タクシー利用の立て替え経費の1カ月平均は約1.2万円。紙の領収書での小口精算のわずらわしさや、多忙で失念してしまうといった理由で、結果的に「自腹」にいたる人が多いようだ。また、紙の領収書は紛失したり、保管中に印字が消えてしまうことがあり、会社から差し戻しされることも。そのやり取りを面倒と感じ、「もういいや」と自腹での負担を決めてしまう人もいるという。
「お恥ずかしながら、私自身も過去に領収書を紛失して経費精算できなかった苦い思い出があります。ただ、今回の調査によってわかった『申請漏れで、3人に1人がタクシー経費の自腹経験がある』というのは思っていた以上に多いという印象を抱きました。その中でも、経営層になると約40％が『1万円以上』、『最大10万円以上自腹』という人がいることも、想像していたより多かったです」
一方で、世の中の企業の約80%が“紙の領収書原本の提出でなければ経費として精算できない”という結果も。コロナ禍以降に浸透したリモートワークなどにより、出社の機会が少なくなったことも、「タクシー経費を自腹で払う」という人が増えた理由ではないかと森川さんは話す。
「本当は経費として精算できるタクシー利用費だけれど、精算期限までに出社できない、しかし、紙の領収書でなければ認められない…といった場合もまた、結果的に自腹になってしまうことが多いのではないかと思います。本来は日々の業務の効率化や、取引先との打ち合わせや接待などにも関わるタクシー利用費ですが、こういったことで従業員自身が自腹にいたったり、経理とのコミュニケーションでお互いにストレスを抱えてしまったりすることがあるのなら、もったいないことだと思います」
調査結果によると、経費精算申請を差し戻されたときのストレス度は平均8点、逆に差し戻す側のストレス度も6.7点(ともに10点満点中)と、あまりいい結果とは言えない。
前述したような「タクシー自腹問題」にも大きく活用できるのが「GO BUSINESS」の魅力だという。冒頭でも触れたとおり、「GO BUSINESS」を企業が導入すれば、タクシー利用費の請求書一括払いも可能で、なおかつ「どこからどこまでを利用したのか」もはっきりわかる。
「請求書払いにすれば、従業員の立替精算がなくなり、従業員一人ひとりの領収書処理が不要になります。管理者も申請内容の確認など煩雑な管理工数を削減でき、経費精算レスを実現できます。それに加えて、利用目的の記録ができ、乗降地データが自動で記録されることから、経費利用の透明性を担保できるなど、時代にあったニーズにもお応えできると思っています。全国45都道府県をカバーしている『GO』の利点として、地方出張時のタクシー利用費などでも乗降地を可視化できるため、たとえば『その土地に詳しくない』という経費担当者にとっても、利用状況を把握しやすくなります」
精算方法の効率化を行い、働きやすい社会に
これまでの森川さんの話から、タクシー利用費の自腹精算だけにとどまらず、あらゆるビジネスシーンにとってタクシーの利用スタイルの大きな転換期に来ているのが今と言っていいだろう。
「GO BUSINESS」ではこれをチャンスとし、企業・従業員双方にとってタクシー利用における、よりよいサービスの提供を目指しているという。
「『GO BUSINESS』は初期導入手数料もなく、企業の経費精算DXの最初の一歩としてお役に立てると自負しています。どんな企業にとっても、従業員のタクシー利用にまつわる潜在的なストレスや負担があるはずです。そんな面倒な業務から解放し、コア業務に集中できる環境を作るお手伝いをするのが『GO BUSINESS』です。また、紙のタクシーチケットの利用時に発生していた郵送作業や手渡し、利用の管理などを解消できる『GOチケット』というデジタルタクシーチケットの発行・利用・精算・証跡管理が可能なサービスもあります。次世代の企業運営にとって必ず効果が生まれるサービスだと思いますので、ぜひ注目していただければ幸いです」
あらゆる企業にとって業務効率化は、結果的に自社の売り上げにつながるだけでなく、従業員への報酬還元にもつながるもの。タクシー利用の多い従業員を抱える企業は、今回の調査結果を受けてより合理的・効果的なタクシー利用費の精算方法を検討してみてもいいかもしれない。
取材・文＝松田義人(deco)
■参照
「GO BUSINESS ビジネスにおけるタクシー利用事情調査」
調査主体：GO株式会社
調査方法：インターネット調査
調査対象：直近1年以内に仕事でのタクシー利用がある全国の有職者1932名
調査期間：2023年3月24日〜3月28日
