お部屋探しのリーディングカンパニー株式会社CHINTAI(以下CHINTAI)がこの春、社員のニーズを取り入れたオフィスへリニューアルを果たした。自分らしく自由に働けるオフィスとは？リニューアルを遂げた新オフィスの全貌に迫る。
なぜ、オフィスをリニューアル？
新型コロナウイルス感染症拡大の影響により、この数年間で日常生活に変化が。それは企業も例外ではなく、従来の「仕事は出社して行う」という一般的な考えに変化が見られ、東京都内では2022年6月時点で約半数がテレワークを実施している(※)。
※出典：内閣府第5回新型コロナウイルス感染症の影響下における生活意識・行動の変化に関する調査(令和4年7月22日)より
CHINTAIでもフル出社の働き方を見直し、2020年2月よりいち早くテレワーク勤務を取り入れている。また、コロナ禍では感染防止の観点から、出社時は向かい合わず全員が同じ方向を向くスクール形式で業務を行っていた。しかし、約3年間テレワーク勤務がメインの働き方を継続するなか、社内では状況に合わせ出社をするメンバーも増え、本社勤務の社員を対象に行った働き方に関するアンケートを実施した結果、オフィスの役割が変化していることがわかったという。
オフィスに出社する理由は、「対面でのコミュニケーションをとるため」「出社することで業務へのメリハリをつけるため」「会社でしかできない業務があるため」など。オフィス自体の必要性は変わらず働き方の変化を受け、業務を行うだけの場所からコミュニケーションを取る場所へオフィスの役割が変化している。この結果から、CHINTAIは社会や社員の働き方の変化に合ったオフィスに変化させる必要があると考え、社員のニーズを取り入れながら、以前よりも全員が自由に自分らしく働けるオフィスへリニューアルした。
主担当部署総務法務室の担当者にリニューアルにいたるまでの経緯を聞いた。
「今回、リニューアルを進める中で、環境改善の検討にあたり実際にオフィスを使用している社員の意見をアンケートで取得し、社員が求めている形のオフィスに近づけるべく、課題の抽出や社員の有志を集めた特別プロジェクトの進行を実施しました」
「特別プロジェクトのメンバーとは週一度ほど、オンラインで案出しや課題の抽出を行いましたが、さまざまな部署が集まったからこそ、私たちの部署だけでは気づくことのできなかった、社員の感じる課題が見つかり、それを解決するための多角的な意見やアイデアが出ていました。各部署から集まり意見を出し合ったことで、社員の声を反映したオフィスに近づけることができたと感じています。今後も、社員が自分らしく自由に働ける環境づくりのサポートをしていきたいと思います」
新オフィス各エリアの特徴は？
《出社時のコミュニケーション活性化を図る》
コミュニケーションを取ることを目的に出社する社員が多い一方、リニューアル前のオフィスは部署ごとに座るエリアが定められており、偶発的なコミュニケーションが取りづらい環境だった。下記2つのエリアではコミュニケーションを活発に取り、新しい発想が生まれやすい環境づくりを目的に設計をしている。
■フレックスエリア
机や椅子を動かして柔軟に仕様変更が可能。ブレストがしやすいように大きなモニター等を設置
■カフェエリア
軽食を取りながら作業や会議が可能。雑談や気軽な相談が部署の垣根を越えて見受けられるエリア。
社員同士のコミュニケーション機会創出
すべての部署が共通の話題を持つことで、社員同士がより円滑にコミュニケーションを取れると考え「LOVOT」を迎えた。通常業務では関わる機会が少ないメンバー同士が話す機会や役職関係なく誰もが気兼ねなく話す機会の創出につながっているという。また、持ち運び充電器を導入して働く場所を固定せず、自由に行き来できるようにすることで社員同士のコミュニケーションが活発に取れる環境を整えた。
《自由な空間の中でも集中力を高める》
以前のオフィスでは、エリア分けがされていなかったため、集中をして作業に取り掛かっているのか、コミュニケーションを求めているのかの見分けをつけることが困難だった。そこで、他エリアよりも、ひとりでの作業や業務を行うことを目的としたエリアの作成にいたったとのこと。
■デスクエリア
昇降デスクやパーテーションを設置することで集中した作業を可能に。
■ソロエリア
オンライン会議中に気になる周りの雑音を防ぐために防音個室の1人専用会議室を設置。
《情報漏洩を防ぎ、全員の安心安全を確保》
コミュニケーションが取りやすいオフィスになる一方、社員の機密情報が意図せず見えてしまうことが懸念された。そこで社員の機密情報を扱う部署は、業務内容によって働く場所の確保に困らないよう、また他社員も安心して働けることを目的に、固定の席を設けた。
今回の取り組みについて、担当者にさらに話を聞いた。
「(今回の取り組みのポイントは？)アンケートから社員の生の声を拾い、社員の感じる課題を解決するつくりのオフィスにしたことと、各部署から有志でオフィス変更に伴う特別プロジェクトを発足し、ひとつの部署(総務法務室)だけでのアイデア出しに偏らず、多くの社員が自分たちの働くオフィスを自分事として変化させようとした点だと思っています」
「(リニューアルのアイデアはどのようにして生まれた？)エリアの大枠自体は、アンケートの課題を解決する形に、LOVOTなどのもう少し細かい備品については特別プロジェクトのメンバーでアイデアを出して実際に導入しました」
「(実現に向けて苦労した点は？)特別プロジェクトはいろいろな部署から参加していたので、多くの意見が出るなかで、どうやってうまくまとめていくのかが苦労した点です。8名ほどで意見を出してもまとまらないので、事前に課題の整理とチームに分かれて話し合いを行うことで解決をしました。また、以前のオフィスと大きく変わるため、ルール決めや発生し得る想定トラブルを出し合って、全員が快適に使える環境を整えていく部分も苦労したひとつだと思います。これに関しては、そのつど改善をしていきますが、全員が当事者意識をもって新しいルールを知ってもらえるようにニュース番組形式で工事経過を伝える、タイムラプスで工事の様子をお届けするなど、エンタメ要素で盛り上げつつ、完成後にはルールを伝えることで、いきなりルールだけを伝えるよりも浸透する土台作りを行っていました」
「(ユーザーへのメッセージは？)社員の声を拾っていくのはとても大変な部分もありますが、実際に使う人たちが満足できるオフィスでなければ変更する意味がないと思うので、今回のアンケートを取ったことや特別プロジェクトで部署横断しての取り組みは働きやすい環境をつくるいいきっかけになったと思います」
